۱۰ تنظیم حرفه ای برای شروع کار با WORD
سلام به یکی دیگر از سری آموزش های سایت سافت پلاس در زمینه آموزش کار با نرم افزار ورد خوش آمدید.
امروز میخواهیم با همدیگر به بررسی ده تنظیم کاربردی در شروع کار با word بپردازیم که در شروع کار با نرم افزار ورد حتماً بایستی آنها را در نظر بگیرید.
همانطور که می دانی اغلب افراد از نرم افزار word برای ایجاد و ویرایش اسناد متنی مورد استفاده می کنند .
اما نمی دانم تا حالا به یک نوشته یا متنی برخورد کرده ای که شخص دیگری آن نوشته را در نرم افزار ورد تایپ کرده است .
یک متن با خطوط نامنظم، پاراگراف هایی که پس و پیش هستند، فونت نوشته ها اصلاً جالب نیستند، هیچ تفاوتی بین عنوان ها و متن نوشته ها از لحاظ رنگ و سایز آنها وجود ندارد. خود متن ها به زبان فارسی هستند اما اعدادی که در داخل آنها وجود دارند به صورت انگلیسی وارد شده اند.
اینها تنها گوشه ای از مشکلاتی بود که ممکن است در یک سند تایپ شده توسط نرمافزار ورد به چشم بیاید اما مجموعه این مشکلات نه چندان بزرگ یک چیزی را در ذهنت ایجاد می کند
آن یک چیز هم این است که به راحتی و با اطمینان کامل می توانی عنوان کنی که شخصی که این نوشته را در نرم افزار ورد تایپ کرده است یک فرد نا وارد در کار با ورد است.
اما امروز در این مطلب می خواهیم با همدیگر به بررسی ۱۰ نکته ای بپردازیم که با در نظر گرفتن آنها و انجام تنظیمات خیلی ساده می توانی همانند کاربران حرفهای مجموعه مورد نظر خود را در نرم افزار ورد ایجاد کنی.
اصلاً مهم نیست که چقدر کار با نرم افزار ورد مهارت دارید و تا به حال به چه چه میزان از این نرم افزار استفاده کرده ای .
فقط کافی است تا انتهای این آموزش را همراه من باشید تا ۱۰ تنظیم مهم مربوط به نرم افزار ورد را با همدیگر انجام دهیم و از آن به بعد با خیال راحت می توانی متن هایی را تایپ کنی که در نگاه اول همه افراد اعتراف کنند به کسی که این متن را در نرم افزار ورد تایپ کرده یک کاربر حرفه ای در نرم افزار ورد است. شروع کار با word
1- کاربران حرفه ای در شروع کار با word اول سایز صفحه را تنظیم می کنند
اولین کاری که بعد از باز کردن نرم افزار ورد باید انجام دهی ، تنظیم کردن سایز صفحه ای است که می خواهی در آن شروع به تایپ کردن کنی .
اما از کجا باید بدانی که چه سایز و اندازه ای را باید انتخاب کنی ؟
خب این بستگی به چند تا چیز دارد . اول اینکه متنی را که می خواهی بنویسی برای چه منظوری است ؟
مثلا فرض کن که می خواهی برای یک ادراه دولتی یا یک شرکت خصوصی یک نامه بنویسی . حالا دو حالت اتفاق می افتد .
یا متنی که می خواهی آن را تایپ کنی یک متن کوتاه و در حد 5 یا 6 خط است . در این مورد می توانی خیلی راحت متن مورد نظرت را در داخل یک برگه با اندازه A5 تایپ کنی .
اما اگر طول متنی که می خواهی تایپ کنی خیلی بیشتر از اینهاست بهتر است که سایز بزرگتر را انتخاب کنی یعنی سایز A4 .
حالا چه جوری و از کجا باید این سایز صفحه رو انتخاب کرد .
برای این کار می توانی از تصویر زیر کمک بگیری .
بعد از این کار ورد یک لیست بلندبالا از اندازه ها و سایزهای مختلف مربوط به صفحات را در اختیارت قرار میدهد
حالا تنها کاری که باید انجام دهی این است که متناسب با طول متن خود یک اندازه مناسب را انتخاب کنی.
در کشور ما معمولاً اگر متن ها در حد ۱۰ خط و یا کمتر باشد از سایز صفحه a۵ و اگر تعداد خطوط نوشته ما بیشتر از ۱۰ خط باشد از سایز صفحه a۴ استفاده می شود.
2-کاربران حرفه ای همه چیز را برای تایپ فارسی آماده می کنند
در این مرحله باید به سراغ یک سری تنظیمات برویم که به کمک آنها می توانی با خیال راحت شروع به تایپ متن های خود در قالب زبان فارسی کنی .
ما معمولا با تایپ فارسی در داخل Word مشکلی نداریم اما یکی از چیزهایی که برای فارسی نوشتن حتما باید به آن دقت کنی این است که اعدادی را که در داخل متن ها استفاده می کنی هم باید به زبان فارسی باشند .
برای اینکه بتوانی اعداد را هم به فرمت فارسی داشته باشی باید یک تنظیم کوچک را برای word انجام بدهی .
این تنظیم از مسیرهای زیر انجام می شود .
اول روی گزینه File در صفحه کاری word کلیک کن .با این کار یک کادر برایت باز می شود .
در انتها و سمت چپ از این کادر گزینه ای وجود دارد به اسم more اگر روی آن کلیک کنی گزینه option را می توانی مشاهده کنی . روی این گزینه هم کلیک کن تا پنجره زیر برایت باز شود .
در این پنجره باید گزینه Numeral را روی Hindi قرار دهی . تصویر بالا کمک می کند که این مسیر رسیدن به این گزینه را پیدا کنی .
اما این گزینه چه کاری می کند . وقتی این گزینه انتخاب شده باشد در حین تایپ کردن متن ها در word اگر به زبان فارسی تایپ کنی اعداد هم مثل متن ها فارسی نوشته می شوند .
اما اگر صفحه کلید را به انگلیسی برگردانی و متن ها را به صورت انگلیسی تایپ کنی اعداد هم به صورت انگلیسی تایپ می شوند .
3- کاربران حرفه ای برای خودشان استایل تعریف می کنند
سومین کاری که برای شروع کار با Word از سوی یک کاربر حرفه ای انجام می شود تعریف استایل های خاص برای سندی است که قرار است ایجادش کنند .
حتما می پرسی که استایل دیگر چیست ؟
منظور از استایل یا همان style سبک نگارش بخش های مختلف یک سند . قضیه پیچیده تر شد مگر نه ؟
خب بگذار به کمک یک مثال ، ساده تر توضیح بدهم .
فرض کن به کمک word یک کتاب 500 صفحه ای را تایپ کرده ای . باز هم فرض کن که برای مطالب که در این 500 صفحه از این کتاب تایپ کرده ای جدود 100 تا تیتر داری .
همه این تیترها را هم به رنگ سیاه نوشته ای . فونت آنها را هم روی عدد 12 گذاشته ای . نوع فونت آنها را هم مثلا B Nazanin انتخاب کرده ای .
حالا چه خودت و یا احتمالا چه فرد دیگری که برایش این کتاب را تایپ کرده ای می خواهید که این تغییرات را در همه تیترهای این کتاب بدهی .
اول اینکه رنگ همه آنها را سبز کنی .
دوم اینکه اندازه آنها را از 12 به 14 تغییر دهی .
سوم اینکه نوع فونت آنها را به B Titr تبدیل کنی .
خب برای اینکه این 3 تا کار را انجام دهی چه پیشنهادی داری ؟
یک پیشنهاد من این است که همه این 500 صفحه را به دنبال تیترهای موجود در متن بگردی و بعد روی هر کدام از آنها این تغییرات را اعمال کنی.
چه پیشنهاد جالبی باشد و چه نباشد این تنها راه است .
اما اگر می خواهی در چنین موقعیتی قرار نگیری و این پیشنهاد هم تنها راه حلی نباشد که می توانی از ان استفاده کنی تنها راه چاره اش این است که قبل از اینکه شروع به تایپ حتی یک تیتر کنی اول یک استایل را برای خودت تعریف کنی .
اما استایل یعنی چه ؟
استایل یعنی اینکه برای وُرد تعریف کنی که مثلا تیترهای اصلی متنی که می خواهی تایپ کنی همه یک فونت خاص ، یک رنگ خاص و یک اندازه خاص داشته باشند .
حالا هر موقع که بخواهی تغییری در هر یک از این آیتمها بدهی خیلی راحت کافی است تغییر یا تغییرات مورد نظرت را روی این استایل ها انجام دهی تا این تغییرات بطور خودکار بر روی همه بخش هایی که از این استایل ها استفاده می کنند اعمال شوند .
حالا برویم ببینیم که چطور می توانیم از یک استایل در وُرد برای خودت استفاده کنی .
برای استفاده استایل اول باید به سربرگ Home بروی .
در این سربرگ باید به سراغ پالت Style بروی. در اینجا یک سری از استایل های از پیش تعریف شده وجود دارد که می توانی از آنها استفاده کنی .
البته این استایل ها زیاد برای تایپ فارسی مناسب نیستند . پس بهتر است که آنها را به نحوی شخصی سازی کرده و مطابق سلیقه و نیاز خودت تغییراتی را در آنها اعمال کنی .
راه دوم هم این است که از اول یک استایل را برای خودت تعریف کنی . اما چطور می شود این کارها را کرد .
نظرت راجع به برنامه نویسی چیه ؟
تعریف و یا ویرایش استایل های موجود
اول برویم به سرغ اینکه چه جوری می شود یک استایل از قبل تعریف شده را ویرایش کرد .
برای این کار اول به سراغ پالت استایل رفته و روی یکی از استایل هایی که مد نظر داری تا تغییراتی را در آن بدهی یک کلیک راست می کنی .
از منویی که برایت باز می شود گزینه Modify را انتخاب می کنی .بعد از این کار پنجره زیر برایت به نمایش گذاشته خواهد شد .
در این پنجره تنظیمات مختلفی را می شود انجام داد .
از جمله اینکه می توانی یک اسم را برای این استایل در نظر گرفت .
تنظیمات فونت مربوط به نوشته ها ، اندازه و رنگ آنها را انجام داد .
بعد از اینکه یک استایل را تنظیم کردی از این به بعد دیگر با خیال راحت می توانی از این الگو در هر جایی که مدنظر داری استفاده کنی .
برای اینکه بهتر بتوانی از این قابلیت استفاده کنی می توانی توضیحات تکمیلی و کاملتر در خصوص تنظیم استایل ها در ورد را در ویدئوی زیر مشاهده کنی .
4- کاربران حرفه ای فقط به فکر سیستم و کامپیوتر خودشان نیستند .
یک فایل ورد را باز می کنی . فونت مورد نظرت را انتخاب می کنی و در داخل کامپیوتر خودت شروع به تایپ می کنی .
تا وقتی که قرار است که سند وردی که ایجاد می کنی در کامپیوتر خود شما باشد و به کامپیوتر دیگری منتقل نشود همه چیز روی روال است و هیچ مشکلی پیش نمی آید .
اما وقتی که فایل وُرد خود را به یک کامپیوتر دیگر منتقل می کنی ممکن است همه چیز به همان خوبی که باید باشد پیش نرود .
مثلا ممکن است که همه چیز به هم ریخته باشد . فونتها آن چیزی نیستند که از آنها استفاده کرده ای . خط ها و پاراگرافها جابجا شده اند و در کل همه چیز از نظم خودش خارج شده است .
علت همه این موارد فقط یک چیز است .
علت این است که شما در کامپیوتر خودت برای تایپ مطالب مورد نظرت از یک فونت خاص استفاده کرده ای ولی وقتی که سند وُرد را به کامپیوتر دیگر منتقل می کنی همه چیز به هم می ریزد چون که آن فونت خاص در کامپیوتر مقصدت وجود ندارد .
وقتی برنامه آن فونت را در کامپیوتر مقصد پیدا نمی کند ناچار به سراغ فونت پیشفرضی می رود که برای نرم افزار تعریف شده است .
و این باعث می شود که همه تنظیمات مربوط به سند به هم بریزد .
اما کاربران حرفه ای وُرد برای این مشکل یک راه حل دارند .
در واقع یک جورهایی علاج واقعه را پیش از وقوع آن می کنند . اما چطوری ؟
برای این کار می توانی از ویدئوی زیر استفاده کنی
5- کاربران حرفه ای از ابزار خط کش استفاده می کنند .
یکی از ابزارهای کاربردی و مهم در نرم افزار WORD ابزاری است به اسم Ruler یا همان خط کش .
من کمتر کسی را دیده ام که از امکانات و قابلیت های این ابزار در ورد آگاهی داشته باشد ولی از آن استفاده نکند .
این ابزار خیلی می تواند به شما در ایجاد اسناد متنی که در داخل WORD تایپ می کنید کمک کند .
بیایید چند تا از قابلیت های کار با این ابزار را با هم ببینیم .
1- به کمک این ابزار خیلی راحت می توانید اندازه صفحه کاری خود در ورد را تنظیم کنید
2- به کمک این ابزار می توانید برای خود یک یا چند تا TAB ایجاد کنید . به کمک این TAB ها خیلی راحت می توانید از نقطه ای به نقطه دیگر در ورد بروید .
3- نگران ترازبندی و چیدمان متن های خود در حین تایپ کردن هستید ؟
پاسخ شما به این سوال خیر است ؟ من به شما حق می دهم چون خود نرم افزار WORD ابزاری به نام Aligment دارد که می توانید با کمک آن به راحتی متن های خود را از هر طرف تراز بندی کنید .
یعنی تراز بندی از سمت راست یا چپ یا ترازبندی از وسط .
اما این تا وقتی است که متن های شما فقط شامل یک ستون باشد . اما اگر متن های شما شامل دو ستون یا سه ستون و یا بیشتر باشد چطور می خواهید آنها را تراز بندی کنید ؟
اینجاست که ابزاری به اسم خط کش در ورد به کمک شما می آید و خیلی راحت می توانید برای متن های خود تراز بندی های مورد نظر را تعریف کنید .
پس اگر می خواهید در کار با نر م افزار WORD تبدیل به یک حرفه ای شوید لازم است که کار با خط کش و یا همان Ruler را یاد بگیرید .
6- کاربران حرفه ای از فهرستها غافل نمی شوند
وقتی که یک نامه دو صفحه ای را تایپ می کنید احتیاجی به استفاده از فهرست ها نخواهید داشت . اما وقتی که یک مقاله و یا یک کتاب 200 صفحه ای را تایپ می کنید چطور ؟
اینجا دیگر یکی از واجب ترین کارها برای شما این است که برای مطالب خود به فکر ایجاد یک فهرست باشید .
فهرستها در واقع همان تیترها و یا عناوین مربوط به مطالب شماست . حالا فرض کنید که یک مطلب 200 صفحه به ازای هر دو تا صفحه یک تیتر داشته باشد . این یعنی 100 تا تیتر در این مطلب .
حالا می خواهید چطور این 100 تا تیتر را ایجاد کنید ؟ مسلم است که قرار نیست این کار را بصورت دستی انجام بدهید .
اهمیت فهرست و فهرست نویسی آنقدر زیاد است که نرم افزار ورد یک قابلیت مختص همین کار را برای شما فراهم کرده است . پس لازم است مثل افراد حرفه ای نحوه ایجاد کردن و کار با فهرستها را در ورد یاد بگیرید .
دیدگاهتان را بنویسید